業務効率を下げないコミュニケーションツールの選び方

 

明日香
今回のテーマは、 チャットで出された指示が電話でも出された時の対応方法は?』というテーマです。
HEINE
これ結構仕事の現場であると思うんですよね。
美穂
うん
HEINE
社内のコミニュケーションツールって会社によって違うと思うんですけど。チャットなどで指示のやり取りをした後に、電話で同じこと言ってくる人とかいるんですよ。
美穂
 うん
HEINE
明日香はそういう経験無いかもね。
明日香
ないです
HEINE
美穂さんありました?
美穂
私これみた時に、以前はチャットはお仕事に使ってなかったじゃないですか。
HEINE
あー
美穂
なんか失礼とすら思っていたから、その世代のギャップが出始めたと感じた。
HEINE
なるほどね。じゃあ、その頃のやりとりは何でやってた?
美穂
基本は電話。メールも失礼という時もあった。
HEINE
なるほど。僕もあんまりメールでのやり取りって本当無かったですね。
美穂
うん
HEINE
ただやっぱりあるんですよ、メッセージを頂いた後に電話が。これ作業やっているクリエイターさん、エンジニアさん、そういう人達はそこに集中したいから、指示もらっても後でチャットとかで見れるわけだよね。
HEINE
電話だった場合、物理的に時間取られちゃうので。そうすると作業に戻る時にモードに入んなきゃならないんですよね。
明日香
 ブツって集中力がきれるんですね。
HEINE
そう。デザインとか文章とかそういうのを捻り出す側のお仕事の人だと、そのモードに入る、集中するまで時間がかかるんですよね。
明日香
うん

仕事のパフォーマンスに影響が出るので、そういう人達は特に嫌がりますよね。
HEINE
だから、仕事のパフォーマンスに影響が出るので、そういう人達は特に嫌がりますよね。
美穂
うんうん
HEINE
だから、仕事のやり方はすごく大事。指示を出す側の人が知っておいてあげないといけなくて、それによって見えないところで信用を無くすケースがあるんですよね。
美穂
うん
HEINE
「分かってないな」とかなるわけだよね。でも、おそらく電話で同じ指示出す側の気持ちとしては「ちゃんと伝わっているのか?」っていうことだと思うんですけどね。
美穂
そうね。二重で同じことを言っている状態ですもんね。
HEINE
そう。この相談の人って、受け手側として「そういうのを毎回されるんだよね」だと思うんですよ。だからそれは言ったらいいと思うけどね。
美穂
うん。言っちゃっていい気がする。
HEINE
「作業中はなかなか電話とか取れません」とか。「だからチャット上に残していただければ、きちんと確認しますので」って言っておけば多分大丈夫かなって思いますね。
明日香
うん、確かに
HEINE
まあこれはコミニュケーションの部分ですよね。
美穂
うん
HEINE
これが「分かっているつもりなのに」とか、そのままずるずるいっちゃうと、お互いのフラストレーションが出るんですよ。
美穂
そうね
明日香
確かに
HEINE
受け手側は「分かってないな、、あの人」ってなるし、指示出している側は「ちゃんと伝わってるのか?」とか。場合によっては連絡することで仕事が遅くなったりして「仕事遅いな、あいつ」って思っちゃうケースもあるわけですよ。
明日香
いろいろ誤解が生まれちゃう。
HEINE
そう、誤解が生まれちゃう。だからチームでやっていく時は、お互いのそいういの言った方が良いですよね。
明日香
うん!
HEINE
っていう感じですかね。
明日香
そっか。このかけてくる人の真理はそうなんですね。不安というか「伝わっているかな?」ということなんですね。
HEINE
それが多いんじゃないですかね?
結局自分自身のフラストレーションももっと溜まっていく原因になっちゃうよね。
HEINE
あとはまあ、世代もあると思いますけどね。
美穂
 あるー
HEINE
結構年配中の方からすると、「チャットだとちゃんと向こうが読んでるか分からない」と。「電話なら確実に相手が受けて言葉をかわれるから、ちゃんと届いたんだって確認ができる」とか。
明日香
うん、なるほど。メールとかだと本当に見ているのかな?っていう感じがあるんですもんね。
HEINE
うん、だからそれは人によっても多分変わるかなって思いますよね。
明日香
うん
HEINE
基本的にはミスコミニュケーションによって起きてるから、ちゃんと伝達ができていれば問題ないと思いますよね。だから我慢しちゃうのは問題かもしれないですね。
明日香
そうですね、我慢していることによって誤解が生まれていくってわけですからね。
HEINE
そうです、結局自分自身のフラストレーションももっとたまっていく原因になっちゃうよね。
明日香
じゃあ、はっきりと言った方がいいですね。
HEINE
まあそうですね。一緒にやっていく上では話をちゃんとつめた方が良いと思います。
美穂
これって明日香さんの話を聞くと、もう明日香さんの世代では電話自体を使ってない印象を受けて。
明日香
うん、使ってないです。
HEINE
電話したことは?
美穂
(笑)
明日香
ありますよ!!(笑)あるけど、番号とかは控えてないです。ラインの電話しか使わないので。
HEINE
なるほどね
明日香
重要だと思う時は電話する時は確かにあるので、世代はあると思う。
HEINE
うん
美穂
電話に抵抗がある人が増えてきてるから、どんどん無くなっていくのかなってイメージはあります。
HEINE
うん。でもまあ、電話自体が無くなることは無いと思います。今すぐやって欲しい場合、電話の方が早く済むので。普通にあると思いますね。
明日香
なるほど。今回は『チャットで出された指示が電話でも出された時の対応方法は?』をお送りしていきました。是非皆さんも参考にしてみてください。

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